En una asamblea de socios o accionistas, se aprueban los estados financieros en donde se manifiesta la utilidad neta obtenida durante un periodo. La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece en su artículo 20 que todas las sociedades mercantiles deberán separar anualmente el 5% de sus utilidades netas para formar el denominado “fondo de reserva”, hasta que este fondo alcance el importe de la quinta parte del Capital social.

Supongamos que una sociedad con Capital Social de $400,000.00 obtuvo una utilidad neta en su primer año de actividades por $100,000.00 entonces debe separar $5,000.00 en ese año para formar el fondo de reserva. Los años siguientes deberá continuar separando el 5% de sus utilidades netas hasta que el fondo de reserva llegue a la cantidad de $80,000.00, que es la quinta parte de su capital.

El objetivo que se persigue al formar este fondo es la protección del capital de la sociedad ante eventuales pérdidas o contingencias que se presenten.

Si el fondo de reserva disminuye por cualquier motivo, éste debe ser reconstituido de la misma manera en que se formó. La ley General de Sociedades Mercantiles en su artículo 21 establece que cualquier acuerdo de las sociedades que sea contrario a la formación del fondo de reserva es nulo, es decir que a pesar que los socios decidan no crearlo, ese acuerdo es nulo. El mismo Artículo 21 de la Ley General de Sociedades Mercantiles también establece que si este fondo de reserva no se ha formado o no se ha ido incrementando, los administradores son responsables, es decir: “quedarán ilimitada y solidariamente obligados a entregar a la sociedad una cantidad igual a la que hubiere debido separarse”. Sólo están a salvo los administradores cuando dicho fondo se hubiera repartido. Así mismo dicho artículo establece que cuando se capitalice la Reserva Legal no se entenderá como repartida pero en este caso deberá volverse a constituir a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se capitalice, en los términos del artículo 20.

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