Publicado en Actualidad Fiscal Martes, 15 Julio 2014 07:52

Contabilidad Electrónica

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Una de las grandes modificaciones del año 2014 es la relativa a la contabilidad electrónica, por lo que resulta de vital importancia el estudio de esta nueva obligación cuya vigencia inició este 1 de julio para algunos contribuyentes.

Partimos en primer lugar de identificar que integra a la contabilidad para efectos fiscales, siendo lo siguiente: La contabilidad estará compuesta por los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas, conjuntamente con los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos; y también por los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables. Por otra parte, será parte de la contabilidad el conjunto de acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; así como la documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones. También la integran la documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios.
Se puede observar que es muy amplia la integración, integración que hasta el mes pasado era suficiente llevarla en forma manual, es decir sus registros en papel.
A partir de este mes inicia la obligación para la personas morales de cumplir con una contabilidad electrónica, es importante destacar que la contabilidad electrónica es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización, por lo que se sustituye por los registros en papel.
A pesar que esta disposición ya estaba contemplada desde el 1 de enero, hasta la semana pasada a través del Diario Oficial de la Federación se publicaron las reglas o disposiciones generales para la instrumentación de la contabilidad electrónica, que a partir de este mes de julio es obligatoria para las personas morales. Dichas disposiciones están dentro de la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2014, y sus anexos 1, 1-A, 2, 3, 6, 11, 14, 15, 18, 22, 23 y 24.
Se establece que para los efectos del Artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF) y 34 de su Reglamento, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”), deberían llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:
Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.
Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del período y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagado.
Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.
El tema de contabilidad electrónica es tan amplio que se continuará con su análisis la siguiente semana, sólo concluyo esta semana recomendando a la mayor brevedad tomar medidas de control y registro, dado que esta información se deberá entregar mensualmente a partir del mes de octubre de este año. 

M.I. Silvia Cartujano Escobar                            Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Profesor Investigador UAEM

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Silvia Cartujano Escobar

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