La primera vez que yo hice un viaje de trabajo serio fue en 2011, cuando en mi trabajo recién estrenado como editora de reportajes de una revista de negocios me mandaron a Río de Janeiro. Hice absolutamente todo mal y aprendí duras lecciones.

Primero, no choqué el clima así que me fui vestida pensando en mi comodidad y no en que en el hemisferio sur aún en Brasil, existe el invierno y allí suele tal vez no ser tan frío pero sí es lluvioso.

Esto no habría sido grave si no hubiera podido escoger la peor aerolínea del mundo, o al menos la peor en la que yo he volado hasta ahora que es la colombiana Avianca y si ellos brillantemente no hubieran dejado mi equipaje en México mientras yo volaba al otro lado del continente.

Otro gran error de ese viaje fue no quedarme en el hotel donde fue el evento, por no tener suficiente presupuesto. Así que me conseguí uno cercano, a dos calles, pero que ya estaba en el límite de la zona segura de esa ciudad, algo que por supuesto yo no sabía pues Brasil era completamente desconocido. Así terminé en un hotel no tan barato en precio como deficiente en servicios y seguridad donde además, abajo había un bar de proxenetas. Muy mala decisión pues creí que con las referencias del sitio web de reservaciones sería suficiente.

En fin, por supuesto otro error de ese viaje fue llevar un equipaje de mano completamente inútil algo que, cuando perdí mi maleta documentada, lamenté muchísimo. No había una sola cosa de esa tonta maletita pequeña que me había quedado que me pudiera ayudar ahora que no tenía ni siquiera ropa interior para cambiarme. en fin, por ello les quiero compartir cinco de los aprendizajes que he tenido cinco años después de haberme estrenado como una viajera constante por motivos de trabajo. Espero les sean de utilidad.

1. Usa programas de lealtada

Los programas de lealtad y sus recompensas pueden ser tus mejores compañeros de viaje. Al tener que viajar constantemente, tus millas o puntos acumulados te pueden dar beneficios o descuentos tanto en nuevos vuelos como en otros servicios. Algunas aerolíneas, como Vivaaerobús, te ofrecen la oportunidad de contratar paquetes que incluyen otros servicios como renta de autos, transporte terrestre para llevarte a ciudades cercanas a los aeropuertos, hoteles de negocios, etcétera. Usar a los proveedores aliados puede traerte también beneficios especiales.

2. Busca una agencia especializada

Los viajeros de negocios tienen otro tipo de necesidades y por ello es importante que quienes te apoyan a organizar tu itinerario las conozcan. Algunas agencias de viajes ofrecen servicios exclusivos para viajeros de negocios como intérpretes, guías para trasladarte en la ciudad, renta de espacios para juntas, encuentros o videoconferencia, entre otros. Ellos no perderán el tiempo ofreciéndote el hotel más cercano a los atractivos turísticos o culturales, sino a los centros de negocio más importantes de cada ciudad.

3. Planea todo lo que puedas

Sabemos que algunos viajes de negocios surgen de imprevisto, pero también hay otros que se pueden planear con tiempo. Por ejemplo, la convención anual de la compañía, el congreso internacional al que acudes año con año, etcétera. Planear estos viajes te permitirá aprovechar ofertas en tarifas aéreas y de hospedaje. Siempre es importante hospedarte cerca del lugar donde se llevará a cabo tu reunión, evento o actividad laboral, pero justamente en algunos casos los hoteles sedes suelen saturarse rápidamente. Es en este momento donde la planeación resulta tu mejor aliada.

4. Explora el lugar

Algunas veces no tenemos tiempo de informarnos adecuadamente, pero ahora la tecnología está de nuestro lado. No está de más entrar a servicios de internet como Google street view para conocer el vecindario donde te hospedarás y planear tus rutas de traslado con anticipación. Algunas ciudades cuentan con aplicaciones móviles de sus sistemas de transporte, servicios de taxi o choferes privados. Descargarlas previamente te ayudará mucho a que no tengas que pagar tarifas elevadas como a veces hacen los vacacionistas.

5. Define los objetivos de tu viaje

Es muy importante definir para qué sirve la inversión de ese viaje. Enfócate en los objetivos de tu negocio o empresa y piensa en los beneficios que traerá antes de tomar cada decisión. Por ejemplo, si de tu presentación a primera hora dependerá un contrato jugoso, trata de no volar esa misma mañana, sino una noche antes. Aparentemente, puede parecer un gasto extra pagar una noche más de hospedaje, pero llegar fresco y descansado a tu cita de negocios puede ser determinante en que el contrato se firme o no. Piénsalo.